【科技達人專欄】協同作業在雲端 遠距辦公無阻礙

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您曾因繁瑣的表單文件流程而備感困擾嗎?從申請開始、依照單位層級一一簽核、列印用印、掃描傳送、建檔管理等一連串繁瑣的往返作業,令人不勝其擾,甚至消耗了許多寶貴時間。若能簡化這些步驟、發揮行政效率,讓每一個人將時間與精力專注於本職業務,將有利於企業組織的營運和發展。

尤其這波疫情下,最近許多公司開始啟動居家辦公,此舉對於仍高度仰賴傳統紙本作業的企業組織來說,表單文件的傳遞與處理變得更加困難。這時才發現,以往有多依賴辦公室中直接面對面的互動模式。

因此,在WFH期間,企業組織如何能夠快速轉銜、順利展開遠端協同作業,並且提升營運效率呢?

雲端服務助攻 工作無縫接軌

雲端服務的興起,善用Zoom、Google meet、Teams等線上軟體,只需要手機、電腦、平板就可以自在的在家中與同事通話、召開會議,最近火紅的Gather虛擬辦公室服務,更將遠端辦公線上遊戲化,複製過往在實體辦公室中的體驗,帶來更貼近使用者需求的情境。而會議、溝通只是辦公環境的其中一環,還有許多工作模式可以透過雲端服務、軟體進行線上協同合作。

表單作業突破傳統作業模式

提到辦公室的日常作業,最常見的就是表單申請與簽核。各式的申請表單、簽核流程行為幾乎佔據了所有人的待辦事項,從基層職員到各階主管都有需要經手處理的事項,然而表單格式不一、資料散落,在層層關卡中尋找簽核負責人,容易造成效率低落。遠距辦公時期,更加凸顯傳統作業的不便,若能透過線上處理一切的紙本申請、填寫與簽核,不僅更加落實表單無紙化,更可突破空間與時間的限制,大幅提升簽核傳送的效率。

在台灣想要找到一個容易開始使用,又符合傳統簽核表單需求的系統並不容易,經常需要額外採購安裝軟體。但使用者需要的其實只是一套能線上立即可用,並且能把過往紙本表單直接轉換到網路上的解決方案。

叡揚資訊 Vital BizForm雲端智慧表單將傳統紙本表單帶上雲端,突破時間、地域的限制,輕鬆使用公司表單。(圖片來源/叡揚資訊)

紙本表單線上智慧化 協同作業更順利

雲端智慧表單比Google表單擁有更多功能,不僅提供了貼近以往傳統簽核的體驗,同時附加更多的優點,線上5分鐘快速開通即可使用,在雲端協同作業,從填寫到簽核流程都無阻礙,包含操作直覺的表單設計、線上手寫簽名、上傳圖片、拍照等。將需填寫的欄位有效格式化,企業便能根據特定欄位快速找到想要的表單,並且還有討論、交辦等功能,透過智慧表單完善工作流程。此外,表單在異動、簽核上也有版本記錄,相較傳統紙本,管理更安全,還能將表單化身為問卷調查,提供非企業內的外部人員填寫。

考量許多公司在稽核或相關流程上依然需要留存紙本表單,雲端智慧表單套印格式的排版功能,可以更有效的讓表單以更少的紙張來呈現。同時,緊湊的欄位安排也讓使用者更容易掌握重點欄位方位,快速填寫表單。業者更預計在今年推出計算公式新功能,讓請款、統計相關的表單可以簡易清楚的在系統中完成。

叡揚資訊Vital BizForm即將推出計算公式欄位的新功能,讓廠商的報價、請款作業更方便。(圖片來源/叡揚資訊)

企業表單是辦公作業的必要工具,當管理機制更有效率,寶貴的人力資源即能更有效率地投入具生產力的工作中,讓企業邁向永續經營。

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