【科技達人專欄】利用資訊系統,居服產值增加2成的秘訣

by 創新照顧雜誌

文 / 台灣受恩董事長 劉庭軒

資訊系統對於長照業者的好處,最先感受到的是管理速度的加快,將日常管理所需的流程變成系統步驟,讓所有人員可以有一個標準SOP依循,有效地讓原本不容易被規範的服務變成一個一個扎實的檢查依據。更重要的是,把原本依照管理者喜好、依賴管理者感受的企業治理,轉變成為「讓數據說話」,藉由數據進行決策。

沒有最好,只有最適合

為了導入自己適合的系統,很多業者在初期最大的難題就是不知道如何「評估」。只能「聽聽」科技廠商業務的介紹、「聽聽」同業的分享,但其實都未必能找到適合自己的系統。

所謂的「適合」,必須先定義自己想要前進的方向、公司未來的目標。目前市場上分為兩大類業者,系統也分為兩大目標類別:

  1. 以核銷政府補助款為目標,所以不會特別重視管理,也不會在意使用單位是否落實每個細節數據的完整度。這樣的系統好處是上手快,感覺易用簡單,但是長期下來,業者的競爭力會停滯不前,非常可惜。
  2. 以管理優化為目標,系統設計上會要求使用單位落實每個細節數據的完整,這樣的系統缺點是剛開始會覺得囉嗦麻煩,但完整的數據累積不僅良好地核銷政府補助款,長期使用更會發現,競爭力、管理力、產值都默默地成長茁壯。

所以業者在選擇系統之前務必要先想清楚公司目標是屬於哪一個種類,然後再選擇合適的廠商與資訊系統。

系統把原本依照管理者喜好、依賴管理者感受的企業治理,轉變成為「讓數據說話」,藉由數據進行決策。(圖片來源/pexels)

另外,務必選擇永續經營的業者,才不會未來變成「系統孤兒」。很多時候我們都會有大企業就是安全的迷思,其實未必,大企業對於長照領域的嘗試發展只是整體企業中的一小小小部分,當發展不如預期時,也可能隨時漲價、甚至結束。所以,仔細思考資訊系統商為何要投入長照產業,以及系統商是否有長期營運的規劃才是最重要的。

介面設計細心分類

不少照顧者都已邁入中高齡,但現行大多數的長照機構也有「督導年輕化」的趨勢。因此,系統的設計必須要區隔使用者角色,所有管理與設定的操作集中於督導的介面。

而照顧者因為年齡差異較大,先從簡單的打卡簽到、勾選服務記錄、打卡簽退開始,介面設計越簡單越好,讓使用者可以輕鬆上手,如此讓照顧者降低學習曲線,減少困擾。

資訊化後可能性無限

不少業者擔憂資訊系統導入的轉換陣痛期,但其實不會很麻煩,因為衛生福利部對於居家服務的規範是一致的,所以不論使用哪一個業者的系統,最核心的服務記錄數據都可以相互移轉。至於不同系統各自管理的數據特色,就得換系統之後再重新累積。

累積超過200家機構的使用經驗,藉由資訊系統落實管理的業者產值增加23%,服務效率提昇18%,人員利用率也提高了42%。(圖片來源/台灣受恩)

強化管理效果與提升產值

累積200多家業者的使用數據,我們可以明顯發現70%的業者沒有妥善的做好產值管理,80%的業者沒有服務績效分析,接近一半的業者連人員利用率與負荷量都沒有計算。

系統化之後,我們開始針對部分業者進行交流與觀念溝通,讓業者懂得如何善用系統進行管理,效益非常明顯。這些落實管理的業者產值增加23%,服務效率提昇18%,人員利用率也提高了42%,這些都是落實系統管理之後最直接的好處。

然而這只是開始,因為長照產業的資訊化還處於初步萌芽階段,隨著更多的數據進入,更鉅細靡遺的資訊流程化,將可以協助整個產業持續進步。

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